Informacja zwrotna powinna być wykorzystywana albo szkoda czasu na jej zbieranie

Informacja zwrotna jest zbierana, ale często nie jest wykorzystywana w trakcie wdrażania zmian.

Kiedy przed naszym wystąpieniem na II Kongresie Liderów Zmian wraz z Wiesławem Grabowskim wnikliwie analizowaliśmy rezultaty Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą 2017 (OBZZ2017), dostrzegliśmy pewną kwestię, na którą wcześniej nie zwróciliśmy uwagi. Kwestia ta dotyczy wpływu wykorzystania informacji zwrotnej od pracowników na sukces wdrażanych zmian. Co pokazuje praktyka?

Informacja zwrotna jako narzędzie angażowania pracowników w zmianę

Pierwszy rzut oka na rezultaty Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą 2017 napawa optymizmem. Prawie 90% kierujących wdrożeniem zmian angażuje pracowników dając im możliwość wyrażenia swojej opinii – przekazywania informacji zwrotnej dotyczącej wdrożenia.

Pisząc raport z OBZZ2017 uznaliśmy to za ważny czynnik sukcesu. Okazuje się jednak, że sytuacja w polskich firmach nie jest aż tak dobra. Dlaczego?

Groźna luka w cyklu uczenia się firm

Przyglądając się wpływowi narzędzi angażowania pracowników w zmiany na sukces można zauważyć ciekawą, a właściwie groźną sytuację. Otóż spośród firm stosujących najpopularniejsze narzędzie angażowania pracowników w zmianę, czyli zbierających informacje zwrotną od osób doświadczających zmiany, tylko 52% osiąga sukces (sukces rozumiany jako realizacja celów zmiany co najmniej na poziomie 8 w skali od 0 do 10). Podkreślam jeszcze raz, spośród 88% kierujących zmianami, którzy zbierali informacje zwrotne, jedynie 52% zrealizowało cele zmiany na poziomie zadowalającym. Co się wydarzyło w ponad 1/3 firm (36%)?

Moim zdaniem kierujący zmianami zapomnieli o domknięciu cyklu uczenia się firmy. Cykl taki składa się z trzech elementów:

1. Zebranie informacji zwrotnej,
2. Podjęcie decyzji o wyborze opcji działań wynikających z zebranych informacji,
3. Wdrożenie działań wykorzystujących informację zwrotną.

Jeżeli menedżer zakończy swoją aktywność na zebraniu informacji zwrotnej, to nie wyciągnie wniosków z informacji płynących od pracowników i poprowadzi zmiany w niewłaściwym kierunku lub napotka na silny opór wobec zmian. W konsekwencji nie osiągnie zamierzonych celów zmiany.

Zobaczmy to na przykładzie.

W pewnej firmie przeprowadzana jest zmiana struktury organizacyjnej, która jest elementem zmiany kultury organizacji. Po przedstawieniu projektu struktury opracowanego przez zarząd pracownikom, menedżerowie liniowi zbierają opinie od pracowników. Pojawiają się negatywne opinie, wątpliwości i pytania. Są one potraktowane jako objawy oporu wobec zmian i wdrożenie jest prowadzone z użyciem metod dyrektywnych. Po zakończeniu wdrożenia struktury organizacyjnej okazuje się, że nie zostały osiągnięte cele zmiany dotyczące satysfakcji pracowników z wdrożenia oraz budowy kultury pracy zespołowej.

Wskazówki dla kierujących zmianą

Stosując zwinne podejście do zarządzania zmianą zbieraj i wykorzystuj informację zwrotną od pracowników:

1. Włączaj pracowników w prace nad zmianami od samego początku, aby jak najwcześniej uzyskać informacje zwrotne,
2. Po zebraniu informacji zwrotnych opracuj opcje działań, które będą odpowiedzią na zgłaszane kwestie,
3. Wdrażaj wybrane opcje i jak najszybciej zbieraj informacje o rezultatach podjętych działań.

Udostępnij na: