4 krytyczne błędy w zarządzaniu zmianą

Każda organizacja, która chce odnosić sukcesy we współczesnym biznesie musi posiadać kompetencje zarządzania zmianą. Dokładniej, te kompetencje powinni posiadać menedżerowie, którzy planują, inicjują i wdrażają zmiany w firmie. To kompetencje menedżerskie i sposób zastosowania ich w praktyce sprawiają, że firma znajduje się wśród 30% organizacji wdrażających zmiany z powodzeniem albo wśród 70% organizacji ponoszących porażki we wdrożeniu.

Jak wskazują moje obserwacje w firmach, z którymi współpracowałem przy projektach zmian oraz rezultaty Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, można wyróżnić cztery krytyczne błędy, jakie mogą zadecydować o powodzeniu zmian.

Poniżej przedstawiam zestawienie zaobserwowanych błędów oraz wnioski, w jaki sposób tych błędów unikać.

1. Niezrozumienie roli pracowników w zmianie

Niezrozumienie roli pracowników w zmianie wynika z błędnego postrzegania roli przywódcy w organizacji. Menedżer posiadający władzę odczuwa pokusę, aby zadekretować zmiany, ponieważ ma do tego stosowne uprawnienia. Jeśli menedżer ulegnie pokusie i wprowadza zmiany „twardą ręką”, to z wielką dozą prawdopodobieństwa można przypuszczać, że pracownicy nie uznają zmian za swoje. Nie kupią ich!

Wniosek:

Przywództwo nie oznacza wprowadzania zmian w sposób autorytarny, nawet jeśli menedżer inicjujący zmiany cieszy się szacunkiem i jest obdarzony zaufaniem przez pracowników. Posiadanie autorytetu formalnego i nieformalnego nie powinno skłaniać menedżera do rezygnacji z konsultowania zmian i włączania do nich pracowników.

Jeśli zależy Ci na powodzeniu zmian, to włączaj w nie pracowników jak najwcześniej. Zastosowanie partycypacji nie jest oznaką Twojej słabości!

2. Promowanie jednej – jedynej drogi

Przekonanie o skuteczności proponowanego rozwiązania albo zawężenie kręgu poszukiwań możliwych rozwiązań, prowadzi do prezentowania wybranej przez menedżera drogi zmian jako jedynej słusznej. Towarzyszy temu postrzeganie krytyków, jako oponentów wobec zmian.

W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu trudno jest przewidzieć i kontrolować wszystkie czynniki wpływające na sukces wdrożenia, przykładowo: sytuację gospodarczą w Chinach, zmieniające się przepisy krajowe, pomysły konkurencji i reakcje klientów.

Wniosek:

Nie ma jedynej słusznej ścieżki wdrażania zmian. Należy się pogodzić ze zmiennością otoczenia firmy i stosować metodykę zarządzania projektem zmian, która w sposób ciągły i elastyczny dostosowuje się do sygnałów zewnętrznych. Taką adaptacyjnością charakteryzują się metody i narzędzia zwinne.

3. Brak otwartej komunikacji

Nieinformowanie pracowników o niektórych aspektach zmiany może być tłumaczone w różny sposób:

• „To dla ich dobra” – po co się mają denerwować,
• „I tak nie zrozumieją” – w końcu „tęgie głowy” pracowały nad tym projektem, więc jak to wytłumaczyć „maluczkim”.
• „Lepiej o tym nie mówić” – ukryte cele zmiany.

Trudno się dziwić, że pracownicy mogą się czuć niedoinformowani, lekceważeni, a w przypadku odkrycia „ukrytych celów” – manipulowani.

Wniosek:

Co wolisz: brutalną prawdę czy osłodzony opis nieprawdziwej sytuacji?

Pracownicy oczekują prawdziwego opisu zmiany – korzyści płynących z jej wdrożenia i ewentualnych zagrożeń. Nie muszą być wszyscy szczęśliwi, kiedy usłyszą prawdę, ale nie wybaczą menedżerom kłamstw i manipulacji.

Otwarta i szczera komunikacja wewnętrzna dotycząca celów i postępu wdrażanej zmiany jest składową sukcesu. Warto więc zadbać o jakość komunikatów oraz skuteczne narzędzia ich przekazywania. Nie zapominajmy o wizualizacji procesu i komunikacji nieformalnej! Stosujesz kanwy zmian, tablice Kanban, Lean Coffee i kudos?

4. Zapominanie o wizji

Ten błąd mógłby być wymieniony, jako pierwszy. Bo od dobrej wizji zmiana się zaczyna i to dobra wizja jest drogowskazem zmian.

Czy motywuje Cię do działania wizja: Zwiększymy sprzedaż o 4,7%? Nie? To należysz do większości. Nie należy mylić miary powodzenia zmian z wizją!

Wniosek:

Zmiana zaczyna się od wizji! Brak jedynie słusznej drogi nie oznacza, że należy zrezygnować z opisu stanu docelowego. To dzięki przekonującej wizji pracownicy zrozumieją potrzebę zmiany, będą zaangażowani i włącza się w proces wdrożenia. A kiedy będą zastanawiać się nad kolejnymi krokami, to wizja, niczym latarnia morska, wskaże im drogę!

Podsumowanie

Jeśli przewodzisz zmianie, unikaj 4 krytycznych błędów w zarządzaniu zmianą. Nie zagwarantuje Ci to sukcesu w 100%, ale pozwoli uniknąć pewnej porażki!

Jesteś menedżerem, który chce unikać krytycznych błędów w zarządzaniu zmianą?

• Może zainteresują Cię czterodniowe warsztaty ze Zwinnego Zarządzania Zmianą w formule Agile Change Management Camp?

Jesteś trenerem, który dba o rozwój kompetencji uczestników szkoleń?

• To dla Ciebie jest zaprojektowana Letnia Szkoła Zarządzania Zmianą dla Trenerów!

Foto w nagłówku: flickr.com, Daniel Novta, Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

Udostępnij na: