Symulacja biznesowa jako metoda wykorzystywana w zarządzaniu zmianą

Wielu menedżerów marzy o sytuacji, w jakiej mogliby wprowadzać zmiany w firmie na próbę i nie ponosić konsekwencji popełnianych błędów. Czy jest to możliwe? Okazuje się, że tak!

[ezcol_2third]Kubuś Puchatek bawi dzieci i dorosłych od 1926 roku. A. A. Milne stworzył postać sympatycznego „misia o bardzo małym rozumku”, który robi rozmaite głupstwa, ale nigdy mu się nic złego nie przytrafia i zawsze wychodzi mu to na dobre

Często śmieję się z Kubusia, obserwując jego zmagania z otaczającym go światem. Gdybyśmy poszukali Puchatków-menedżerów w firmach i korporacjach, popełniane przez nich błędy nagle przestałyby nas bawić. Błędy popełniane przez menedżerów w realnych sytuacjach zawodowych nie tylko nie śmieszą, ale są przyczyną spadku efektywności, wywołują konflikty w zespołach pracowniczych oraz powodują spustoszenia w wykorzystaniu czasu pracy (dodatkowe spotkania, wyjaśniające maile, rewizje działań itp.).

Wielu popełnianych w zarządzaniu zmianą błędów można uniknąć wykorzystując gry biznesowe (symulacje biznesowe). Gry biznesowe pozwalają menedżerom na zamianę teorii zarządzania zmianą w praktykę w warunkach wolnych od rzeczywistego ryzyka.

 1. Nauka przez doświadczenie

Dwadzieścia pięć wieków temu Konfucjusz napisał:

• Co usłyszę, zapomnę.
• Co zobaczę, zapamiętam.
• Co sam zrobię, zrozumiem.

Te trzy proste zdania ilustrują proces uczenia się ludzi dorosłych i wskazują, że efektywność tego procesu w znacznej mierze zależy od aktywnej postawy osoby uczącej się oraz aktywizujących metod nauki.

Współczesny model nauki przez doświadczenie został opisany przez Davida Kolba w latach osiemdziesiątych XX wieku. Proces uczenia się jest przedstawiony w postaci cyklu składającego się z czterech etapów:

1. Doświadczenie (Zrób coś, zaobserwuj coś),
2. Refleksja (Pomyśl o tym, przeanalizuj, przedyskutuj, dociekaj przyczyn),
3. Generalizowanie (Stwórz teorię, dlaczego tak się stało),
4. Zastosowanie (Przetestuj nowy sposób działania, zastosuj teorię).

Kolb opisał cztery etapy uczenia się i stwierdził, iż człowiek dorosły dokonuje zmiany polegającej na nauczeniu się czegokolwiek dzięki temu, że przechodzi przez każdy z etapów cyklu. Jeżeli doświadczenie jest tak ważne w procesie uczenia się, to należy się zastanowić, jakie metody nauki będą najbardziej efektywne w zdobywaniu wiedzy i umiejętności przez menedżerów.

Stąd niedaleko już do symulacji biznesowych i wykorzystania ich w zarządzaniu zmianą.

2. Symulacje biznesowe jako metoda uczenia się przez działanie

Do metod uczenia się przez działanie zalicza się:

• Odgrywanie ról,
• Gry i symulacje biznesowe,
• Obserwację doświadczeń innych (OJT – On the Job Training),
• Analizę przypadku,
• Eksperymentowanie w miejscu pracy.

Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo firmy, czyli podejmowanie działań w tzw. warunkach bezpiecznych, do metod wolnych od ryzyka dla organizacji można zaliczyć gry i symulacje biznesowe, obserwacje doświadczeń innych i analizę przypadku (oraz odgrywanie ról). Z punktu widzenia aktywizacji uczestników, obserwacja działania innych może prowadzić do spadku motywacji osób pozyskujących wiedzę w ten sposób.

Najefektywniejszymi metodami nauki przez doświadczenie są analiza przypadku i symulacje biznesowe. David Kolb ocenił przydatność analizy przypadku, biorąc pod uwagę poszczególne etapy cyklu swojego autorstwa, w następujący sposób:

• Doświadczenie (słaba, średnia)
• Refleksja (średnia)
• Generalizowanie (średnia, słaba)
• Zastosowanie (Korekta działania) (średnia).

W związku z taką oceną case study, Kolb proponuje wykorzystywanie zróżnicowanych metod szkoleniowych takich jak: wykład, analiza przypadków, symulacja, podkreślając, że symulacje lepiej wspierają aktywną naukę przez doświadczenie, dając uczestnikom większe możliwości eksperymentowania.

Termin symulacja opisuje metodę szkoleniową, w której istotne są poniższe cechy;

• Realistyczny sposób przedstawienia danego zjawiska (problemu) w warunkach szkoleniowych (off-the-job),
• Koncentracja na pojedynczym problemie (zjawisku) powodująca, że wnioski płynące z symulacji nie są w prosty sposób uogólniane na inne obszary,
• Zazwyczaj brak bezpośrednich przeciwników (osób);
• Symulacja przebiega raczej w wersji „gracz kontra otoczenie/warunki”, niż „gracz przeciwko graczowi”.

3. Symulacja biznesowa drogą do mistrzostwa we wdrażaniu zmian

W erze turbulencji i ciągłych zmian, przedsiębiorstwa poszukują sposobów poprawy pozycji konkurencyjnej, umożliwiającej realizację zamierzeń biznesowych. W tym celu menedżerowie projektują i wdrażają zmiany w przedsiębiorstwach realizując różnorodne projekty doskonalenia i rozwoju firm.

Pomimo bogactwa literatury poruszającej problematykę zmian i zarządzania zmianą, wdrażanie podejmowanych zmian często kończy się niepowodzeniem, albo nie osiąga w pełni założonych celów.
Dane statystyczne mówią o tym, że wprowadzanie zmian w firmach często kończy się niepowodzeniem. Nawet 70% programów zmian organizacyjnych ponosi fiasko. J. Kotter po prześledzeniu zmian w ponad stu firmach pisze w swojej przełomowej książce Leading Change, że jedynie kilka przedsięwzięć przyniosło wspaniałe rezultaty, niektóre zakończyły się całkowitym fiaskiem, natomiast większość znalazła się gdzieś pomiędzy tymi biegunami, aczkolwiek zdecydowanie bliżej dolnego końca skali.

Stosunkowo wysoki odsetek porażek we wdrażaniu zmian, uzasadnia konieczność doskonalenia kompetencji menedżerów w zakresie zarządzania zmianami. Efektywność doskonalenia tych kompetencji będzie wyższa, jeżeli wykorzystamy do tego celu metody nauki przez doświadczenie, takie jak symulacja biznesowa. Zastosowanie symulacji jest zatem uzasadnione z kilku przyczyn:

1. Rzeczywisty proces zmian jest długotrwały (może trwać nawet 1-2 lata), co utrudnia naukę poprzez obserwację działań innych,
2. Modele zarządzania zmianą nie zawsze są „intuicyjne”, więc „rozpoznanie bojem” może prowadzić do kosztownych błędów”,
3. Podmiotem zmian (nie przedmiotem) są ludzie (pracownicy firmy), a to nader delikatna materia.

Symulacja biznesowa w obszarze zarządzania zmianą to ćwiczenie polegające na sekwencyjnym podejmowaniu decyzji, skonstruowane na podstawie modelu operacji (działań) biznesowych, w którym uczestnicy pełnią rolę kierujących „symulowanymi” operacjami. Do symulacji dedykowanych zarządzaniu zmianą należy symulacja Change Masters.

Przedmiotem symulacji Change Masters jest zasadnicza zmiana w firmie, zaś podmiotem działań konkretni, scharakteryzowani pracownicy. Uczestnicy, podzieleni na kilkuosobowe zespoły (Komitety Zmian), mają okazję przeprowadzić roczny program zmian w organizacji (w ciągu jedno- lub dwudniowych warsztatów). Zespoły przeprowadzą zmiany z sukcesem, jeżeli przeprowadzą pracowników przez proces zmian, a opisana w symulacji organizacja zacznie osiągać korzyści z przeprowadzonej zmiany.

W ramach symulacji każdy zespół powinien przeprowadzić jak największą ilość pracowników przedsiębiorstwa przez cały proces zmian. Aby to osiągnąć może używać zasobów, jakie są niezbędne do przeprowadzenia zmian, będących w dyspozycji zespołu oraz dobierać działania zmierzające do wdrożenia zmian. Prowadzący symulację na bieżąco udziela uczestnikom informacji zwrotnych, dotyczących każdego z podjętych przez nich działań. W trakcie symulacji (na zakończenie kwartału, czy półrocza) poszczególne zespoły wymieniają się doświadczeniami dotyczącymi skuteczności podejmowanych działań oraz poszukują przyczyn sukcesów lub niepowodzeń.

Na zakończenie symulacji, po zaprezentowaniu ostatecznych rezultatów poszczególnych zespołów, prowadzący wraz z uczestnikami dyskutują przebieg symulacji, a następnie podsumowują nabyte (ugruntowane/doskonalone) w czasie symulacji wiedzę i umiejętności, w kontekście możliwości ich praktycznego wykorzystania w trakcie zmian odbywających się w ich firmie.

Podsumowanie

Z przeprowadzonych powyżej rozważań wynika, że symulacje biznesowe są skutecznym narzędziem rozwoju kompetencji menedżerskich. Sprawdzają się również w tak skomplikowanych procesach jak projektowanie i wdrażanie zmian w firmie.

Symulacja biznesowa Change Masters rozwija umiejętności pracy zespołowej oraz zwiększa efektywność podejmowania decyzji w warunkach związanych z emocjami, stresem i ograniczeniami czasowymi.

Warto, aby menedżerowie zdobywali doświadczenie w zakresie wdrażania zmian w warunkach bezpiecznych (symulacja), kiedy ryzyko popełnienia błędu ma wpływ tylko na „symulowaną” firmę.

Foto: iamwahid (freeimages.com); Value Creation[/ezcol_2third] [ezcol_1third_end][/ezcol_1third_end]

Udostępnij na: