Siła retrospektywy, czyli o nauce płynącej z porażki

„W życiu nie ma porażek, są tylko lekcje” głosi znane powiedzenie. Tylko, że te lekcje trzeba odrobić. A w odrabianiu lekcji płynących z doświadczeń pomaga retrospektywa. Przeanalizujmy przypadek porażki w działaniach doradczych w obszarze zarządzania zmianą i wykonanej retrospektywy.

Miłe złego początki

Było to jakiś czas temu. Do firmy konsultingowej na skrzynkę pocztową wpłynęło zapytanie. Agenci Zwinnego Zarządzania Zmianą zareagowali naprawdę zwinnie, oddzwonili, szybko umówili się na spotkanie i jeden z nich ruszył w podróż. Na miejscu spotkał się z przedstawicielami firmy, którzy skontaktowali się z Agentami. Rozmowa dotyczyła zmiany jaką przechodziła firma. W jej trakcie Agent wykorzystał narzędzia ze swojego portfela i nie tylko uzyskał informacje o tym, co to za zmiana, na czym polegają wyzwania itp., ale był w stanie dostarczyć firmie pewnego wglądu w sytuację i przedstawić możliwe do wykorzystania opcje działań. Zadowoleni i przekonani do Zwinnego Zarządzania Zmianą przedstawiciele firmy poprosili o ofertę, która zwinnie została przygotowana, przetłumaczona na języki, wysłana i zaakceptowana przez firmę.

Agenci w ofercie zaproponowali pewne podejście mające na celu wciągnięcie pracowników firmy do projektowania zmiany i zaangażowania się w jej wdrożenie.

Warsztat strategiczny i jego pokłosie

Ta Dam! Zaczyna się!

Warsztat Strategii Zmiany, 20+ uczestników, całe kierownictwo. Uczestnicy angażują się w warsztat, pojawia się dużo dobrych pomysłów. Zostaje określona wizja firmy po zmianie, powody dla których ta wizja jest ważna i jeszcze wiele innych potrzebnych informacji. Wszystko idzie OK. W pewnej chwili pojawia się informacja o spotkaniu, które zostało zaplanowane tuż po warsztacie, de facto ograniczając czas samego warsztatu. Pojawia się presja czasu. Pod koniec warsztatu pojawiają się wątpliwości co do dalszych kroków. Agenci i osoby, z kierownictwa (Zarządu firmy), z którymi ustalano zakres oferty tłumaczą i zachęcają. Zgłaszane są pewne wątpliwości i uwagi, ale ostatecznie zostają ustalone kolejne działania, czyli zapisanie wyników w postaci Kanwy zmiany i ogłoszenie Zmiany wszystkim pracownikom, z prośbą o zgłaszanie się ochotników do zespołu ambasadorów zmiany.

Mija czas, okazuje się, że Kanwa nie jest gotowa. Agenci pomagają w jej sporządzeniu. Następnie ustalają termin kolejnego spotkania – z pewnym trudem się to udaje. Już mają udawać się w drogę gdy pojawia się komunikat, odwołujący dalsze działania.

Retrospektywa

Co się stało? Gdzie został popełniony błąd? Jakie są przyczyny zaistniałej sytuacji? To pytania, jakie należy sobie postawić, aby „odrobić lekcję”.

Dokonując retrospektywy tego przypadku Agenci stwierdzili, że zgrzeszyli przeciw zwinności w następujący sposób:

1. Wiedzieli lepiej – choć proponowane podejście jest zwinne, to w trakcie działania (warsztatów) Agenci nie wykazali wystarczającej uważności na potrzeby uczestników, którzy dawali informacje zwrotne, i zamiast zbudować zaangażowanie wzmocnili opór przed nową nieznaną metodą.
2. Zwinność to zaangażowanie, a Agenci w zbyt małym stopniu zaangażowali się w działania u klienta zaraz na początku współpracy. Popełnili ten błąd dwukrotnie: na etapie przygotowania się i planowania oraz poprzez brak uważności i brak reakcji na sytuację na warsztacie i tuż po nim.

Wnioski

Jaki płynie morał z analizy przedstawionego przypadku?

Zwinność to nie sztywna metoda, ale uważność i ciągłe podążanie za informacjami zwrotnymi (ciągły Wgląd) i adaptowanie się do sytuacji. Uczenie się poprzez cykl: Wgląd – Opcje działania -Eksperymenty. I o tym, w trakcie współpracy z klientem, powinni pamiętać Adepci i Agenci Zwinnego Zarządzania Zmianą.

• Zainteresował Cię ten artykuł? Dowiedz się więcej o Zwinnym Zarządzaniu Zmianą: Bądź zwinny albo giń!

Foto: flickr.com, Ian Brown , Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

Udostępnij na: