Zapewne nie wszyscy wiedzą co znaczy FIKA. Mimo, że może brzmieć to jak akronim to nim nie jest.
FIKA w Szwecji oznacza przerwę na kawę. Jest to zarówno rzeczownik jak i czasownik. Nie chodzi o to by zaparzyć sobie filiżankę kawy i wypić ją w samotności przy biurku podczas pracy. Chodzi o to, by tą filiżankę kawy razem z ciastkiem (najbardziej popularne jest chyba cynamonowe) lub z kanapką skonsumować razem z innymi współpracownikami robiąc przerwę od tego nad czym aktualnie się pracuje. Wówczas można się nieco odstresować, poszukać pomocy czy rady lub po prostu podtrzymać więzi towarzyskie. Co to ma wspólnego z zarządzaniem zmianą? Za chwilę wyjaśnię.
Szwedzi traktują przerwy na kawę bardzo poważnie. Wyliczono, że w 2013 roku przeciętny Szwed spędzał 9,5 dnia każdego roku na spotkaniach ze współpracownikami przy kawie.
Elevenses to odpowiednik szwedzkiej FIKA w Wielkiej Brytanii. Naturalnie nie ogranicza się do jednej przerwy w okolicach godziny 11, ale też zdarza się w innych godzinach. Traktuje się to jako integralną część dnia roboczego a w niektórych firmach specjalnie tworzy się miejsca, aby pracownicy mogli się spotkać „twarzą w twarz”, a nie tylko za pośrednictwem poczty e-mail.
Japończycy zdecydowanie wybierają zieloną herbatę. Jest on powszechnie dostępna dla pracowników podczas przerw oraz przygotowana dla specjalnych gości. Wiele ważnych rozmów odbywa się przy herbacie. Jeśli chce się być na bieżąco i pokazać swoją proaktywną postawę to warto uczestniczyć w spotkaniach.
Po II wojnie światowej w amerykańskich biurach pojawiły się automaty do kawy. Dzięki nim można było szybko kupić sobie kubek kawy i wrócić do biurka. Mimo, że spotkań ani przerw żadne prawo nie zabrania, to jednak kultura pracy, jej szybkie tempo, powodują, że liczba spotkań współpracowników przy kawie jest niewielka.
Okazuje się, że jest sporo badań i opracowań potwierdzających, ze regularne spotkania przy kawie wzmacniają kulturę pracy i zwiększają efektywność.
A jak taka „FIKA” może być przydatna w zarządzaniu zmianą?
Jason Little, autor książki Lean Change Management, proponuje narzędzie jakim jest Lean Coffee. Jest to spotkanie przy kawie (może być herbata), raczej mniej formalne, które promuje i zwiększa komunikację podczas pierwszych etapów zmian, kiedy poziom niepewności, złości i frustracji jest wysoki.
Typowa struktura Lean Coffee wygląda następująco:
Tak więc Lean Coffee daje możliwość prowadzenia otwartej i szczerej dyskusji na tematy ważne pomiędzy pracownikami w zupełnie nieformalny sposób. Takie spotkanie jest jednym z narzędzi Wglądu w organizację i pozyskania informacji zwrotnych od pracowników.
I to wszystko dzięki FIKA!
Foto: flickr.com, Jonathan Harford, Attribution 2.0 Generic (CC BY NC 2.0)