Osoby zajmujące się zarządzaniem zmianą od lat słyszą zatrważające dane: około 70% projektów zmian w firmach kończy się porażką. Oznacza to, że jedynie 30% planowanych zmian osiąga założone cele zmian w pełni lub w stopniu zadowalającym.
Prowadzone przez Szkołę Zarządzania Zmianą obserwacje w firmach oraz badania literaturowe wskazują, że źródłem porażek są cztery błędne założenia co do przebiegu zmian – cztery śmiertelne grzechy zarządzania zmianą.
Zajrzyj także do artykułu:
Powtarzane od lat dane o tym, że zaledwie 30% podejmowanych zmian kończy się sukcesem, mobilizowało praktyków zarządzania zmianą do przygotowania recept pozwalających na wyrwanie się z zaklętego kręgu „70/30” porażek i sukcesów zmian.
Podejmowane próby doskonalenia dotychczasowych modeli i metod zarządzania zmianą prowadziły do podniesienia efektywności o kilka procent albo do osiągnięcia sukcesu w konkretnym projekcie zmiany. Działanie doskonalące w takich obszarach jak: komunikacja, radzenie sobie z oporem wobec zmian czy zarządzanie projektem, pozwalały na poprawę wyników zarządzania zmianą i unikanie istotnych błędów w pewnej grupie projektów zmian, ale nie przynosiły przełomu widocznego w ogólnych statystykach.
Stąd wniosek, że samo unikanie błędów nie pozwala na przełamanie trendu. Ważne jest przeanalizowanie założeń leżących u podstaw dotychczasowych metod zarządzania zmianą i wykrycie słabych punktów prowadzących do porażek. Ignorowanie tych słabych punktów prowadzi do popełniania przez menedżerów wdrażających zmiany w firmach śmiertelnych grzechów zarządzania zmianą.
Menedżer zapatrzony w użyteczny model procesu zmian Lewina (Rozmrażanie – Zmiana – Zamrażanie) może zainicjować proces zmian nie zdając sobie sprawy z faktu, że każda zmian wdrażana w firmie powoduje chaos. Co równie ważne – chaosu tego nie można uniknąć. Stąd problemem menedżerskim w zarządzaniu zmianą nie jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jak uniknąć chaosu? Kwestią do rozstrzygnięcia jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jak zapanować nad chaosem?
Porównując etap chaosu do dziury w chodniku, której nie można ominąć, nie warto zastanawiać się nad sposobami przeskoczenia tej dziury, ale skoncentrować się na tym, jakie działania podjąć, aby jak najszybciej tę dziurę opuścić.
Pierwszym grzechem śmiertelnym zarządzania zmianą jest lekceważenie chaosu.
Menedżer, który poznał metody planowego zarządzania zmianą, może mieć tendencję do traktowania każdej zmiany jako możliwej do zaplanowania. Stąd zanim podejmie się wdrażania zmiany, przygotowuje dokładny plan przejścia z punktu początkowego A do punktu końcowego Z, zakładający przejście przez całą listę punktów pośrednich (bramek, kamieni milowych itp.). Jest to postępowanie zgodne z metodyką zarządzania projektami. Pozostaje pytanie: czy każdą zmianę można zaplanować jako sekwencję kolejnych działań?
Przykład. Przyczyną wprowadzenia zmiany przez przedsiębiorstwo handlowe ABC jest wdrożenie nowego kanału sprzedaży (e-commerce) przez konkurenta XYZ. W odpowiedzi na to działanie menedżerowie z firmy ABC przygotowują przez pół roku plan zmian w działaniu ich firmy, jaki mają zamian wdrażać przez następny rok. Po pół roku są gotowi do wdrażania zmian i posiadają plan obejmujący 6 ważnych etapów. Opracowali również wskaźniki świadczące o zakończeniu każdego z etapów, których osiągnięcie pozwala na podjęcie decyzji o rozpoczęciu kolejnego etapu (otwarcie nowej bramki projektowej). Niestety, już w trakcie planowania firma XYZ wprowadziła zmiany w swojej strategii marketingowej poprzez uzupełnienie sprzedaży internetowej o aplikację mobilną, a w trakcie wdrożenia rozpoczęła aktywną akcję promocyjną z wykorzystaniem YouTube i Instagramu. Po zakończeniu wdrażania założonych zmian przez firmę ABC okazało się, że nie pozwoliły one na zdobycie przewagi nad konkurentem.
Jeżeli w otoczeniu firmy zachodzą szybkie zmiany, to realizacja planów zakładających działania „krok po kroku” prowadzi do porażki zmian.
Drugim grzechem śmiertelnym zarządzania zmianą jest zignorowanie zmienności otoczenia firmy i planowanie „mimo wszystko”.
Menedżer korzystający z klasycznego modelu zarządzania zmianą wie, że jednym z warunków sukcesu jest wykreowanie wizji zmian, która stanowi obraz przyszłości firmy i zawiera wyjaśnienia, dlaczego ludzie powinni dążyć do jej realizacji. Znając wizję można sporządzić plan wdrożenia zmiany.
A co w przypadku, kiedy wizja zakłada dążenie do doskonałości lub inną formę stałego rozwoju firma albo z innych przyczyn nie jest przejrzysta? Czy wówczas można i należy przygotować plan wdrożenia? W przypadku ciągłego doskonalenia nie da się opisać stanu docelowego, trudno więc używać metod planowego zarządzania zmianą do realizacji wizji.
Trzecim grzechem śmiertelnym zarządzania zmianą jest stosowanie modeli planowego zarządzania zmianą, kiedy punkt docelowy zmian nie jest jasno określony lub nie da się go określić.
Podejmując się ważnego z punktu widzenia całej firmy wdrożenia albo zamykając się w „silosie” własnego działu lub departamentu, menedżer może przyjąć założenie, że w określonym czasie w firmie jest realizowana tylko jedna zmiana na raz. To sytuacja bardzo wygodna, ale występuje dość rzadko. Nakładanie się na siebie planowanych i nieplanowanych zmian powoduje między innymi:
Czwartym grzechem śmiertelnym zarządzania zmianą jest niedostrzeganie liczby toczących się równolegle zmian w firmie.
Niepopełnianie grzechów śmiertelnych w zarządzaniu zmianą może wymagać od menedżera złamania dotychczasowych schematów postępowania ze zmianami. Na początku warto sprawdzić założenia, czy dana zmiana może być wprowadzana z wykorzystaniem klasycznego planowego modelu zarządzania zmianą. Jeśli tak, to wykorzystujemy jedną ze znanych od kilkudziesięciu lat metodyk zarządzania zmianą np. ośmioetapowy proces zarządzania zmianą Kottera.
Co w przypadku, gdy założenia nie są spełnione? Wówczas należy wypłynąć na nowe, czasem nieznane wody i zastosować szybkie i zwinne metody zarządzania zmianą.
Jeżeli wiesz co zmienić w swojej firmie, to trenerzy i konsultanci Szkoły Zarządzania Zmianą podpowiedzą Ci jak to zrobić w sposób zwinny i skuteczny.
Szkoła Zarządzania Zmianą
Ul. Pilata 12/2
51-605 Wrocław
Tel. 602 605 952
E-mail: kontakt@zmiana.edu.pl
