Zwinność w czasach zarazy, czyli jak zarządzać w kryzysie

I co ci z tej zwinności w dzisiejszych czasach?

Takie pytania dostaję w chwili, kiedy koronawirus wywraca wiele planów i przedsięwzięć. Wywołany do tablicy, proponuję w dzisiejszych czasach VUCA skorzystać z narzędzia znanego jako macierz Znane/Nieznane.

Cztery kategorie sytuacji, w których znajdują się osoby podejmujące decyzje

Macierz składa się z kombinacji słów Znane /Nieznane.

Pierwsze słowo oznacza znajomość/zauważenie problemu (czy problem jest znany/zauważony?) lub szerzej – czy posiadamy potwierdzone dane, co do zaistniałej sytuacji (np. cena produktu).

Drugie słowo nawiązuje do znajomości rozwiązania problemu lub szerzej, do możliwości „kontrolowania” danych (wpływania na nie).

Kombinacja pierwszego i drugiego wyrazu tworzy Macierz Znane/Nieznane pokazaną na rysunku poniżej.

Co oznaczają obszary macierzy?

Podejmujący decyzję lub wybierający rodzaj działań, w pierwszym momencie dokonują ocyny sytuacji i zaliczją ją do jednej z czterech kategorii:

Znane/Znane. To sytuacja, kiedy dostrzegamy problem i znamy sposób jego rozwiązania. Np. znamy cenę produktu i możemy podjąć decyzję kupić/nie kupić. Ważna jest świadomość, że dzisiejszy świat nie jest statyczny (raczej jest VUCA) i ustalona cena, zakres projektu lub wypracowany sposób działania może ulec zmianie.

Nieznane/Znane. Nie dostrzegamy problemu, ale posiada on jasne rozwiązanie albo ktoś inny zna rozwiązanie. Nieznane/Znane mogą to być założenia lub problemy, które mogły zostać zidentyfikowane jako Znane/Znane na etapie planowania, ale nie zostały zidentyfikowane. Np. jeden z kierowników projektu realizujący przedsięwzięcie w województwie dolnośląskim wie, że wnioski dotyczące nowych projektów mogą być składane tylko do 8 dnia miesiąca. Nie informuje jednak o tym drugiego kierownika projektu, który ma działać na Dolnym Śląsku.

Znane/Nieznane. To sytuacje, kiedy dostrzegamy problem, ale nie widzimy jeszcze rozwiązania. Np. obserwujemy trendy i nie wiemy jeszcze, czy stanowią one dla firmy szansę czy zagrożenie, więc nie podejmujemy żadnych działań. Do znanych nieznanych można też zaliczyć czynniki, których nie można kontrolować. Zaliczamy do nich np. pogodę, która może wpływać na realizację projektów budowlanych.

Nieznane/Nieznane. Zaliczamy do nich „Czarne łabędzie” – problemy, jakie nie dostrzegamy lub nie możemy ich przewidzieć – nie znamy więc rozwiązania takiego problemu. Przykładem jest pandemia koronawirusa (Covid-19).

Wskazówki dla zarządzających

Oto wskazówki dla osób podejmujących decyzję i dokonujących wyboru opcji działań:

Znane/Znane. Korzystaj z ustrukturyzowanych i sprawdzonych rozwiązań problemu. Sprawdzaj, czy nie zmieniły się założenia, przy jakich działania przynosiły rezultaty.

Nieznane/Znane. Zarządzaj wiedzą! Poszukuj danych w swojej organizacji lub jej otoczeniu. Staraj się nie dopuszczać do stytuacji, w której nie dostrzegasz problemów, z którymi wcześniej już się zmagałeś.

Znane/Nieznane. Bądź zwinny! Jak piszemy w „Zwinnologii”, jeśli nie wiesz, co masz zrobić – zrób cokolwiek. Oznacza to poszukiwanie rozwiązań poprzez testy, eksperymenty – wykorzystanie cyklu uczenia się i cyklu Zwinnego Zarządzania Zmianą. Podejmuj działania, które wydają Ci się najkorzystniejsze w danej sytuacji i oceniaj ich rezultaty. Na tej podstawie dokonuj rewizji planu dalszego postępowania.

Nieznane/Nieznane. Nie wymyślaj, jakie Czarne łabędzie mogą przylecieć, ale przygotuj się na ich przylot!

• Wypracuj z zespołem procedury zarządzania w sytuacji niespodziewanych zdarzeń – zarządzania kryzysowego. Nawet jeśli jesteś zwolennikiem „turkusu”, możesz założyć, że w sytuacji kryzysowej przejmiesz stery firmy i będziesz jednoosobowo odpowiadał za podejmowane szybkie decyzje.
• Jeśli nie masz wypracowanych rutynowych działań na wypadek krysysu, przeprowadź szybką sesję strategiczną. Za pomocą zwinnych narzędzi dokonaj oceny sytuacji (Wglądu), wygeneruj możliwe Opcje działań i wybierz działanie, od którego chcesz zacząć. Jak najszybciej wdrażaj to działanie, czyli przeprowadź Eksperyment.
• Kiedy kryzys minie, zastanów się, jak może wyglądać System Wczesnego Ostrzegania w firmie i przygotuj odpowiednie procedury na wypadek kolejnego kryzysu.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przyprowadzeniu sesji strategicznej – skontaktuj się ze mną. Możemy poprowadzić ją w sposób zdalny – potrwa nie dłużej niż 6 godzin.

Udostępnij na: