Jak zbadać nastawienie do zmian?

Jednym z najważniejszych zadań konsultanta zarządzania zmianą lub menedżera wdrażającego zmiany w firmie jest zbadanie nastawienia różnych grup pracowników do zmian, czyli tzw. analiza interesariuszy. Z punktu widzenia efektywności zarządzania zmianą istotne jest, aby zastosować właściwe narzędzia do wykonania takiej analizy. Dzisiaj przedstawię jedno z takich narzędzi – Taktyczną Kanwę Zmiany.

Identyfikacja interesariuszy

Interesariusze (ang. stakeholders) są to osoby lub organizacje, które uczestniczą w tworzeniu projektu zmiany, biorą czynny udział w jego realizacji lub są bezpośrednio lub pośrednio zainteresowane wynikami jego wdrożenia. Mogą oni znajdować się wewnątrz organizacji – interesariusze wewnętrzni lub poza firmą – interesariusze zewnętrzni.

Interesariuszami wewnętrznymi mogą być: zarząd firmy, menedżerowie wyższego szczebla, menedżerowie średniego szczebla, menedżerowie liniowi, specjaliści, pracownicy fizyczni, czy związki zawodowe.

Do interesariuszy zewnętrznych mogą należeć dostawcy i odbiorcy, władze miasta lub regionu (gminy, powiatu, województwa), przedstawiciele mediów lub organizacje pozarządowe.

Po zidentyfikowaniu interesariuszy należy zbadać ich postawę wobec zmian. Narzędziem, jakie polecam do takiej analizy jest Taktyczna Kanwa Zmiany.

Taktyczna Kanwa Zmiany

Praca nad tworzeniem Taktycznej Kanwy Zmiany jest podzielona na cztery etapy. Na każdym z tych etapów konsultant jest facylitatorem procesu, a prawdziwymi twórcami kanwy są uczestnicy warsztatów. Na takich warsztatach proponuję uczestnikom szablon Taktycznej Kanwy Zmiany, który może być przez nich zmieniany lub dostosowany, stosownie do potrzeb. Punktem wyjścia jest kanwa przedstawiona na rysunku poniżej.

Po zapoznaniu uczestników z szablonem kanwy, proszę ich o odpowiedź na pytanie: Jak wyobrażasz sobie Twój dział / Twoją firmę za pół roku (rok), w kontekście planowanych zmian? Odpowiedź na to pytanie jest zapisywana na kanwie, jako wizja zmian.

Kolejne kroki tworzenia kanwy obejmują:

1. Wypisanie sił hamujących zmiany,
2. Wypisanie sił wspierających zmiany,
3. Zaproponowanie działań, jakie mogą podjąć uczestnicy warsztatów, aby osłabić siły hamujące zmiany i wzmocnić siły wspierające.

Uczestnicy wypisują siły hamujące, wspierające zmiany oraz działania na karteczkach post-it, a następnie przyklejają je na kanwie, którą jest często ustawiony w poziomie arkusz flipcharta z zaznaczonymi odpowiednimi polami.

Dla osób z zacięciem matematycznym proponuję oszacowanie każdej z sił hamujących i wspierających zmiany w skali od 1 do 5, a następnie podsumowanie wartości w kolumnach i sprawdzenie, które z sił mają przewagę (przykład poniżej).

Istotne jest, aby proponując działania w punkcie 3, uczestnicy uwzględnili swoją strefę wpływu i swoje możliwości, a nie tworzyli „listy życzeń”. Zaproponowane działania mogą być podstawą do stworzenia Action Planu zawierającego działania, jakie można podjąć już w najbliższym miesiącu albo stanowią wkład do opracowania planu działań przez zespół projektowy powołany dla kierowania procesem zmiany.

Z punktu widzenia Zwinnego Zarządzania Zmianą, propozycje działań to jedynie opcje, z których należy wybrać te „najlepsze”. Ale wybór opcji działań to temat na odrębny artykuł…

Warsztaty z interesariuszami

Taktyczną Kanwę Zmiany najlepiej wykorzystać na warsztatach dla jednorodnej grupy interesariuszy. Ostatnio dla jednego z klientów realizowałem warsztaty dla interesariuszy wewnętrznych podzielonych na trzy grupy:

• Zarząd i menedżerowie wyższego szczebla,
• Menedżerowie liniowi,
• Specjaliści.

Taki podział pozwolił mi na zbadanie postaw wyróżnionych grup wobec zmian, a także wskazanie różnic w postrzeganiu zmiany przez pracowników umiejscowionych na różnych poziomach hierarchii firmowej. Widać też było różne priorytety interesariuszy.

Zastosowana metoda dała pełny obraz sytuacji firmy stojącej przed zmianą. Dzięki niej zespół projektowy będzie mógł zaprojektować komunikację dostosowaną do potrzeb grup interesariuszy oraz wykorzystać zgłaszane pomysły działań w projektowaniu opcji działań w trakcie zmian.

Wartością dodaną pracy z Taktyczną Kanwą Zmian było zwiększenie zaangażowania pracowników w zmiany, ponieważ uzyskali oni możliwość wypowiedzi na temat zmian i poczuli się współwłaścicielami procesu.

Jeśli zainteresował Cię temat wykorzystania kanw w zarządzaniu zmianą, to możesz rozszerzyć swoje kompetencje w tym zakresie na warsztatach: Kanwy – planowanie i wizualizacja zmian.

Udostępnij na: