Wielość zmian w firmie staje się jedną z głównych przeszkód na drodze do sukcesu we wdrażaniu nowych przedsięwzięć i innowacji.
Wiesław Grabowski w artykule „Co robić by zmiany kończyły się sukcesem” wskazuje trzy główne problemy przy wdrażaniu zmian. jednym z nich jest „wielość zmian”, czyli wielkość, liczba i złożoność zmian powodujące, że liderzy zmian i osoby ją wdrażające mają trudność w – kolokwialnie mówiąc – „ogarnięciu” tematu. Warto więc wrócić do kwestii ustalania priorytetów i uporządkować „wielość zmian”.
Ile można mieć priorytetów? Opowieść menedżera
Menedżer wysokiego szczebla reprezentujący jednego z naszych klientów opowiedział nam, że w jego firmie jest prowadzonych kilkanaście projektów strategicznych, a na każdy z nich składa się po kilka lub więcej podprojektów. Na pytanie, ile z nich rzeczywiście jest realizowanych równolegle nie potrafił jasno odpowiedzieć. Zadałem więc drugie pytanie: Który z projektów strategicznych jest priorytetem? W odpowiedzi usłyszałem – wszystkie projekty strategiczne są priorytetowe.
Drążąc temat doszliśmy z menedżerem do opisu sytuacji, jaka wynika z wielości zmian w ich firmie:
- Konflikty interesów między osobami prowadzącymi poszczególne projekty – „silosy” projektowe,
- Brak wiedzy o tym, kto w danym momencie poświęca rzeczywiścieswój czas na pracę w konkretnym projekcie lub podprojekcie, a nie tylko jest do niego przypisany (choć i z identyfikacją przypisania do ponad 100 projektów były kłopoty),
- Chaos komunikacyjny – brak informacji do pracowników o statusie projektów, a czasem „bombardowanie” informacjami projektach,
- Trudność w budowaniu zaangażowania pracowników w zmiany (w którą powinienem się zaangażować?),
- „Spotkaniologia”, czyli ciągłe zaproszenia na spotkania dotyczące kolejnych projektów.
Brzmi znajomo? Jak to ogarnąć?
Trzeba przywrócić znaczenie słowu „priorytet”!
Co naprawdę oznacza „priorytet”?
Priorytet – z łacińskiego prior 'pierwszy’ – znaczy „pierwszeństwo”. Czy można mówić o kilku pierwszeństwach? Oczywiście nie, bo to źle brzmi po polsku. Ponadto, jeśli sięgniemy po analogię do sytuacji w ruchu drogowym, to czy na skrzyżowaniu ulic kilka pojazdów może mieć pierwszeństwo?
Wynika stąd, że nie powinniśmy mówić o priorytetach, a o priorytecie. Słowo to jednak jest używane w wielu firmach w liczbie mnogiej, i to tak często, że nie można tego zjawiska zignorować.
Zwinne, „włochate” rozwiązanie
Jak poradzić sobie z wielością zmian wynikającą między innymi z wielości priorytetów? Otóż rozwiązaniem, które często podpowiadamy, jako Szkoła Zarządzania Zmianą, jest uzgodnienie jednego celu / wizji / wyzwania, do jakiego zmierza firma. Pojawia się tu wiele angielskich wyrażeń na takie wyzwanie: Big Chance, Big Opportunity albo BHAG. Mnie najbardziej podoba się BHAG – termin, którego autormi są Jim Collins i Jerry Porras – Big, Hairy, Audacious Goal (Wielki, Włochaty, Zuchwały Cel)!
Jak zapanować nad wielością zmian? Moja pierwsza propozycja:
- Poszukaj i wyznacz dla firmy Wielki, Włochaty, Zuchwały Cel (BHAG) – to Twój priorytet! Buduj mobilizację i zaangażowanie wokół BHAG-a.
- Do realizacji Celu twórz inicjatywy (projekty zmian).
- Weryfikuj pomysły pod kątem wpisywania się w dążenie do BHAG. Jeśli dzięki pomysłowi nie zbliżamy się do celu, odrzuć ten pomysł albo zapisz „na później”.
- Korzystaj z narzędzi monitorujących liczbę i status inicjatyw (stwórz odpowiednią tablicę Kanban).
Pierwszym krokiem na drodze do zapanowania nad wielością zmian jest ograniczenie ich liczby i podporządkowanie osiągnięciu wspólnego celu. W kolejnych artykułach będziemy podpowiadać, jak poruszać się w „gąszczu zmian”.
