Czy pośpiech jest „agile”?

W poprzednim artykule wspomniałem, że lekkość projektowania zmian wymaga narzędzi, które pozwalają szybko i zwięźle opracować strategiczny plan zmiany. Czy to oznacza, że w fazie projektowania zmiany pośpiech jest „agile”? Jak długo zatem, a właściwie „jak krótko”, powinna trwać diagnoza sytuacji w ramach zwinnego podejścia do zarządzania zmianą?

Pokusa przeskoczenia etapu Wglądu

W Zwinnym Zarządzaniu Zmianą (ZZZ) diagnozę sytuacji w firmie i jej otoczeniu nazywamy Wglądem. Ten element cyklu ZZZ jest obudowany w różne narzędzia i praktyki, które mają służyć dogłębnej ocenie sytuacji, w jakiej znajduje się firma w momencie, kiedy chce dokonać zmiany.

Wykonując Wgląd masz do dyspozycji wiele praktyk i narzędzi, które wspierają diagnozę sytuacji np.:

• Wywiady z pracownikami albo klientami,
• Badania satysfakcji,
• Analiza SWOT,
• Analiza PEST,
• Badanie profili osobowości zawodowej pracowników (Facet 5),
• Notatki z retrospektyw,
• I wiele innych, o których szerzej piszemy w naszej książce „Zwinnologia”.

Zauważyłem, że praktyka projektowania zmian w firmie wskazuje, że zespoły przygotowujące zmianę śpieszą się. Nie chcą „tracić czasu” na planowanie, tylko przejść do działania – wdrażania zmiany. Dlatego myślą o przeskoczeniu etapu diagnozy sytuacji.

Jak długo powinna trwać diagnoza sytuacji?

Opuszczenie lub nadmierne skrócenie fazy Wglądu może doprowadzić do sytuacji, że zdecydujesz się na wdrażanie zmiany bez przygotowania. Z drugiej struny przedłużanie diagnozy sytuacji może prowadzić do spadku mobilizacji, a zebrane dane mogą być – po pewnym czasie (np. kilku miesiącach) – nieaktualne.

Jak sobie radzić?

Oto kilka wskazówek:

• Po pierwsze: musisz pogodzić się z tym, że nigdy nie zbierzesz wszystkich danych. Zbierz tylko wystarczającą liczbę informacji.
• Po drugie: pamiętaj o zasadzie Pareto i przyjmij, że 20% czasu poświęconego na Wgląd przyniesie Ci 80% informacji o sytuacji w firmie i jej otoczeniu.
• Po trzecie: Zazwyczaj na etap Wglądu potrzebne są dwa tygodnie, maksimum jeden miesiąc. Jeśli czujesz, że brakuje jeszcze danych do projektowania zmiany, to zwołaj spotkanie zespołu przygotowującego zmianę i przedyskutujcie, jakich informacji Wam brakuje.

A potem? Do dzieła! (A właściwie do generowania i wyboru opcji działań!). Powodzenia!

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy projektowaniu lub wdrażaniu zmian, to skontaktuj się z nami – kontakt@zmiana.edu.pl

Udostępnij na: