Lekkość projektowania zmian

Projektowanie zmian, zgodnie z koncepcją, jaką opisujemy w „Zwinnologii”, oznacza zamianę pomysłu lub koncepcji inicjatorów zmiany na jednostronicowy, zwięzły plan. Proponujemy taki plan ująć w formę Strategicznej Kanwy Zmiany.

Idąc tym tropem, zaproponowaliśmy Strategiczną Kanwę Zmiany do stosowania kilkudziesięciu dyrektorom społecznych placówek oświatowych. Miało to miejsce podczas trzydniowych warsztatów z obszaru zarządzania zmianą, które miały na celu przybliżenie uczestnikom metod i narzędzi Zwinnego Zarządzania Zmianą. W trakcie dyskusji pojawiło się pytanie, czy w czasie projektowania zmiany mamy czas na wypełnianie kanwy.

Zwinność i planowanie

Czasem, kiedy rozmawiam o zwinności i jej stosowaniu w zarządzaniu, słyszę od mojego rozmówcy:

My już działamy zwinnie – działamy bez planu!

Po chwili zaskoczenia odpowiadam, że zwinność ma inne atrybuty, niż działanie bez planu:

• elastyczność (adaptacyjność),
• uczenie się na podstawie rezultatów i informacji zwrotnych,
• lekkość.

To właśnie lekkość powinna charakteryzować narzędzia wspierające projektowanie zmian!

Lekkie narzędzia do projektowania zmiany

Mogę sobie wyobrazić, że w tradycyjnym podejściu do projektowania zmian, proces planowania trwa kilka miesięcy, a jego produktem jest grube tomiszcze lub prezentacja zawierająca co najmniej 150 slajdów. Jeśli grupa inicjatorów zmiany pójdzie z takim opracowaniem do decydentów, to, w przypadku negatywnej decyzji, będą odczuwali znaczny spadek motywacji wynikający z setek godzin zmarnowanych na przygotowanie planu. To nie wygląda lekko.

Zamiast tradycyjnego podejścia do planowania zmiany, proponuję wykorzystanie Strategicznej Kanwy Zmiany, która pozwala szybko i zwięźle zamienić koncepcję na lekki plan. Co to oznacza w praktyce?

1. Czas projektowania zmiany nie powinien przekroczyć 8-16 godzin, a po nabyciu wprawy można wypełnić Kanwę nawet w cztery godziny.
2. Kanwa zawiera odpowiedzi na sześć najważniejszych pytań dotyczących zmiany, a w dodatku mieści je na jednej stronie (na jednej kartce flipcharta).

Nie ma lekko…

A co z odpowiedzią na pytanie, co zrobić, kiedy nie mamy czasu na planowanie.

Moja odpowiedź brzmi: Nie ma lekko!

Kiedy planujemy zmianę, która ma potrwać 3 miesiące, a może trzy lata, w dodatku dotyczy wielu pracowników organizacji i będzie wymagała zbiorowego wysiłku oraz budżetu potrzebnego do jej realizacji, to (chyba) warto poświęcić kilka lub kilkanaście godzin na projektowanie zmiany? Zgadzasz się ze mną?

Zastanawiasz się, jak używać lekkich narzędzi planowania? Zapraszam na nasze warsztaty

Udostępnij na: