Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?

Do efektywnego przeprowadzenia spotkania w firmie potrzebne są dwa elementy: dobra kawa i dobre narzędzie Zwinnego Zarządzania Zmianą. W sumie otrzymujemy Lean Coffee.

Szkoda czasu na nieefektywne spotkania

Lubisz długie, nudne i nieefektywne spotkania? Jeśli tak, to proponowane poniżej rozwiązanie nie jest dla Ciebie. Jeśli nie, to czytaj dalej.

Lubisz kawę i krótkie efektywne spotkania? To pewnie polubisz Lean Coffee. Co jeśli nie lubisz kawy, tylko herbatę, sok lub wodę mineralną? Wtedy „Lean Coffee” będzie dla Ciebie tylko nazwą narzędzia, ale nadal będziesz w stanie z niego korzystać.

Lean Coffee to jedno z kilkudziesięciu narzędzi Zwinnego Zarządzania Zmianą składających się na zestaw nowoczesnego kierownika projektu, menedżera lub agenta zmiany. Lean Coffee to ustrukturyzowane nieformalne, choć efektywne spotkanie. Służy szybkiemu uzyskaniu odpowiedzi w kwestiach wdrażanej zmiany, ale nie tylko.

Lean Coffee może służyć do rekrutacji agentów zmian, identyfikacji Pierwszych Naśladowców, a nawet być narzędziem trenera prowadzącego warsztat szkoleniowy.

Zdarzyło mi się wykorzystać to narzędzie do skutecznego przedstawienia na warsztacie szkoleniowym pięciu zagadnień z obszaru zagadnienia zmianą w ciągu 45 minut. A działo się to o 16.00 drugiego dnia warsztatu, kiedy niektórzy uczestnicy szkolenia mogą być już zmęczeni aktywną pracą i nie absorbować podawanej wiedzy. Podczas końcowej „rundki” podsumowującej szkolenia, Lean Coffee zostało wskazane jako narzędzie, które umożliwiło koncentrację na problemach i zapoznanie się z nowymi metodami zarządzania zmianą.

Krótki przepis na efektywne spotkanie

Lean Coffee zaczyna się od nieformalnego ogłoszenia, zawieszonego np. w pokoju śniadaniowym, zawierającego temat spotkania, datę i miejsce oraz prośbę o zabranie ze sobą kubka z kawą. O określonej godzinie organizator spotkania wyjaśnia jego temat i zbiera pytania od uczestników. Pytania te są zapisywane na tablicy Kanban.

Po dokonaniu wyboru pytania, jakie ma zostać dyskutowane w pierwszej kolejności, następuje wyjaśnianie niejasnych kwestii związanych z danym obszarem. Po kilku (np. pięciu minutach) uczestnicy głosują, czy dana kwestia została omówiona już w sposób wyczerpujący. Jeśli tak – przechodzą do następnej, jeśli nie – mają jeszcze dwie minuty na „dogrywkę”. Wszystko to stojąc z kawą w ręku przy tablicy Kanban. Kiedy wszystkie problemy są już przeniesione do kolumny „Omówione”, organizator może zakończyć Lean Coffee.

Życzę rzeczowej dyskusji z wykorzystaniem Lean Coffee – w drogę na efektywne spotkanie!

Udostępnij na: