Zwinność w projektach

Ten artykuł napisałem, aby pokazać, jak zmienia się spojrzenie na sposób planowania, monitorowania i wykonywania zadań, jeśli przyjmiemy zwinne zasady.

Zainspirował mnie do niego komentarz do jednego z moich poprzednich tekstów.

Ciekawe pytania

W komentarzu otrzymałem następujący zestaw oczekiwań, co do zawartości bloga na naszej stronie www.

+ na wskazówki, jak prowadzić skutecznie wieloprojektową organizację?
+ jak poprawnie tworzyć sieć działań projektu?
+ jak wygonić z zadań zapasy bezpieczeństwa?
+ jak uodpornić projekty na zaburzenia i zwykły wpływ losu?
+ jak mierzyć stan projektu i porównywać go z innymi?
+ jak planować obsadę w projektach?
+ jak poprawnie przygotować projekt do aktywacji?
+ dlaczego niektóre zakontraktowane projekty winny jeszcze poczekać?
+ na ile podobny jest korek drogowy o 17 do organizacji z dużą wartością WiP, czyli rozgrzebanych prac w toku?
+ jak tworzyć centralne źródło priorytetów w firmie wieloprojektowej?
+ Po co określamy warunki WE dla zadania?
+ Czym są warunki WY (wyjścia)?
No może jeszcze chciałbym czegoś o wyższości ALAP nad ASAP i byłbym usatysfakcjonowany

Moim zdaniem…

Jest tu podniesionych kilka kwestii, które są ważne i o których należy pamiętać przy wdrażaniu zmian. Można je zaadresować w różny sposób na bazie różnych założeń metodologicznych. Jednym z nich jest zwinność, którą w naszej szkole propagujemy. Spójrzmy więc na te oczekiwania z perspektywy zwinności.

Co jest najważniejszym założeniem zwinności?

Moim zdaniem jest to dopuszczenie tego, że przyszłości nie umiemy dobrze prognozować i, że ponad planowanie, ważniejsza jest ciągła współpraca ludzi i proces uczenia się w czasie realizacji.

A jak to wygląda w przedstawionych oczekiwaniach? Dla pierwszych trzech oczekiwań spróbuję nazwać założenia jakie leżą u ich podstaw, a później pokażę spojrzenie z perspektywy zwinności.

+ jak poprawnie tworzyć sieć działań projektu?

Założenia: Istnieje jedna poprawna sieć i możliwe jest jej zupełne zdefiniowanie przed rozpoczęciem działań.

Zwinność: Traktujmy całe wdrożenie jako połączenie działań, które są oczywiste i konieczne oraz działań nieznanych. W przypadku tych drugich nazywanych przez nas opcjami działań przeprowadźmy właściwie zaprojektowane eksperymenty, które wykorzystamy przy planowaniu kolejnych kroków. Planujmy tylko działania na najbliższy okres, akceptujmy to, że proces uczenia się wymaga popełniania błędów.

+ jak wygonić z zadań zapasy bezpieczeństwa?

Założenie: nie mam 100% pewności, ale wydaje mi się, że chodzi tu o szacowanie czasu trwania zadań, który zgodnie z metodyką Critical Chain jest zwykle jest zbyt konserwatywny i zbyt długi w stosunku do rzeczywistości. Tu pojawia się założenie, że należy szacować czas trwania zadań i, że można to zrobić precyzyjnie.

Zwinność: a po co w ogóle szacować punktowo? Może wystarczy zgrubna ocena czy zadanie jest Małe, Średnie, Duże i Bardzo Duże? Nasze oceny punktowe zwykle wymagają przyjęcia konkretnych założeń i każdy ich błąd wpływa na szacowane wartości. Szacujmy poprzez porównanie zadań między sobą. A może zastosujmy metodę Madejowego Łoża i dopasujmy wszystkie zadania do jednej wielkości?

+ jak uodpornić projekty na zaburzenia i zwykły wpływ losu?

Założenia: możemy przewidywać przyszłość i zabezpieczyć się przed ryzykiem.

Zwinność: Działamy w cyklu uczenia się Wgląd-Opcje działań- Eksperymenty. Planujemy eksperymenty w taki sposób by ich minimalizować koszt. Planujemy krótkoterminowo, zamiast złożonych planów i wykresów Gantt’a korzystamy z tablic Kanban i dążymy do usprawniania procesu. Dzięki temu dokonujemy analizy ryzyka tylko w zakresie najbliższych zadań. Wiele z możliwych ryzyk jest wynikiem przyjęcia pewnych założeń odnoszących się do rzeczywistości, a w podejściu zwinnym testujemy te założenia poprzez eksperymenty. Oczywiście mogą pozostać jakieś ryzyka, dla których trudno zaplanować i przeprowadzić eksperyment i wtedy posługujemy się typowymi metodami analizy wpływu ryzyka na wprowadzaną zmianę.

Udostępnij na:

2 Comments

  1. Jarek Sołtys napisał(a):

    Odniosę się do odpowiedzi na pytanie:”jak wygonić z zadań zapasy bezpieczeństwa?”
    Wydaje mi się, że tu chodzi raczej o zapas bezpieczeństwa w każdym zadaniu, niezależnie od tego, czy ono jest „Małe”, …, „Bardzo duże”.
    Można przyjąć zasadę, że wyznaczamy zapas bezpieczeństwa dla grupy zadań, tuż przed ważnym punktem kontrolnym lub przeniesieniem odpowiedzialności za dalsze zadania.
    Dla tej zasady konieczne jest przyjęcie założenia, że wszystkie ryzyka indywidualne dla zadań tej grupy jednocześnie się nie zmaterializują.
    Dla lepszego samopoczucia można przeanalizować, czy występują ryzyka wspólne dla grupy i w oparciu o to szacować bufor czasowy.
    Całość sprowadza się do odpowiedzi na praktyczne pytanie – na jak długo przed ważnym terminem musimy mieć „wszystko gotowe”, aby w przypadku uchybień być w stanie je usunąć na akceptowalnym poziomie jakości i kosztu, a zarazem dotrzymać terminu?.

    • Wiesław Grabowski napisał(a):

      Bardzo dziękuję za doprecyzowanie. Dotyka Pan bardzo trudnej kwestii. Z jednej strony jest oczekiwanie, że podamy termin, a z drugiej wiemy, że nasze oszacowanie są obarczone błędami. W zależności od tego co wybierzemy przed rozpoczęciem działań: „należy podać konkretny, stały termin”, czy „Termin określimy po wykonaniu pewnej puli prac na podstawie uzyskiwanych wydajności” to albo będziemy próbować szacować jak najbardziej precyzyjnie, i wtedy dyskusja o buforach jest zasadna< albo przyjmiemy metody zwinne, czyli z grubsza określamy wielkość zadania i nie mamy potrzeby dodawania buforów. Przy skorzystaniu z tej drugiej metody oraz z Tablicy Kanban, po pewnym czasie, jesteśmy w stanie dość precyzyjnie powiedzieć, np: zadania ocenione jako "Małe" w 95% przypadków przebywają w systemie przez x dni. Dzięki temu możemy z coraz większą pewnością wypowiadać się na temat, kiedy zakończymy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *