Kawa i zarządzanie zmianą. Czas na FIKA.

Zapewne nie wszyscy wiedzą co znaczy FIKA. Mimo, że może brzmieć to jak akronim to nim nie jest.

FIKA w Szwecji oznacza przerwę na kawę. Jest to zarówno rzeczownik jak i czasownik. Nie chodzi o to by zaparzyć sobie filiżankę kawy i wypić ją w samotności przy biurku podczas pracy. Chodzi o to, by tą filiżankę kawy razem z ciastkiem (najbardziej popularne jest chyba cynamonowe) lub z kanapką skonsumować razem z innymi współpracownikami robiąc przerwę od tego nad czym aktualnie się pracuje. Wówczas można się nieco odstresować, poszukać pomocy czy rady lub po prostu podtrzymać więzi towarzyskie. Co to ma wspólnego z zarządzaniem zmianą? Za chwilę wyjaśnię.

FIKA w Szwecji

Szwedzi traktują przerwy na kawę bardzo poważnie. Wyliczono, że w 2013 roku przeciętny Szwed spędzał 9,5 dnia każdego roku na spotkaniach ze współpracownikami przy kawie.

Elevenses to odpowiednik szwedzkiej FIKA w Wielkiej Brytanii. Naturalnie nie ogranicza się do jednej przerwy w okolicach godziny 11, ale też zdarza się w innych godzinach. Traktuje się to jako integralną część dnia roboczego a w niektórych firmach specjalnie tworzy się miejsca, aby pracownicy mogli się spotkać „twarzą w twarz”, a nie tylko za pośrednictwem poczty e-mail.

Japończycy zdecydowanie wybierają zieloną herbatę. Jest on powszechnie dostępna dla pracowników podczas przerw oraz przygotowana dla specjalnych gości. Wiele ważnych rozmów odbywa się przy herbacie. Jeśli chce się być na bieżąco i pokazać swoją proaktywną postawę to warto uczestniczyć w spotkaniach.

Po II wojnie światowej w amerykańskich biurach pojawiły się automaty do kawy. Dzięki nim można było szybko kupić sobie kubek kawy i wrócić do biurka. Mimo, że spotkań ani przerw żadne prawo nie zabrania, to jednak kultura pracy, jej szybkie tempo, powodują, że liczba spotkań współpracowników przy kawie jest niewielka.

Badania na temat przerw z kawą

Okazuje się, że jest sporo badań i opracowań potwierdzających, ze regularne spotkania przy kawie wzmacniają kulturę pracy i zwiększają efektywność.

Badania opublikowane w magazynie Cognition w 2011 potwierdziły, że krótkie przerwy istotnie zwiększały poziom koncentracji pracowników.
Symbolic Reaction opisał efekt przerw kawowych w postaci zmniejszonego poziomu stresu wśród duńskich pracowników podczas łączenia firm.
Pracownicy call-center w Bank of America, którzy więcej rozmawiali ze swoimi kolegami i koleżankami byli bardziej produktywni i czuli się mniej zestresowani.
The Energy Project stwierdził, ze bez przerw pracownicy są mniej efektywni, popełniają więcej pomyłek oraz są mniej zaangażowani w swoją pracę.

A jak taka „FIKA” może być przydatna w zarządzaniu zmianą?

Lean Coffee – FIKA w zarządzaniu zmianą

Jason Little, autor książki Lean Change Management, proponuje narzędzie jakim jest Lean Coffee. Jest to spotkanie przy kawie (może być herbata), raczej mniej formalne, które promuje i zwiększa komunikację podczas pierwszych etapów zmian, kiedy poziom niepewności, złości i frustracji jest wysoki.

Typowa struktura Lean Coffee wygląda następująco:

Nie ma formalnego zaproszenia. Jest kartka na ścianie. Po prostu: „weź swój kubek z kawę i przyjdź do X o godzinie Y”.
Facylitator tworzy tablicę Kanban z trzema kolumnami: do dyskusji (to discuss) , dysktowane (discussing), „przegadane” (discussed).
Facylitator przedstawia temat. Uczestnicy spotkania zapisują swoje pomysły na karteczkach samoprzylepnych.
Wszystkie karteczki są przyklejane na ścianie i łączone w podobne grupy.
Każda grupa jest głośno odczytywana i, jeśli to konieczne, autor może wytłumaczyć co miał na myśli.
Następnie, by ustalić kolejność omawiania poszczególnych kwestii, należy przeprowadzić głosowanie. Każdy uczestnik spotkania otrzymuje dwa głosy. Karteczka, która otrzymała największą ilość głosów jest omawiana jako pierwsza i trafia do kolumny „dyskutowane”. Pozostałe są umieszczane w kolumnie „do dyskusji” zgodnie z liczbą otrzymanych głosów.
Każda kwestia jest omawiana przez kilka minut. Po czym można przeprowadzić kolejne głosowanie odnośnie tego, czy dalej wyjaśniać daną kwestię czy przejść do następnej.

Tak więc Lean Coffee daje możliwość prowadzenia otwartej i szczerej dyskusji na tematy ważne pomiędzy pracownikami w zupełnie nieformalny sposób. Takie spotkanie jest jednym z narzędzi Wglądu w organizację i pozyskania informacji zwrotnych od pracowników.

I to wszystko dzięki FIKA!

Foto: flickr.com, Jonathan Harford, Attribution 2.0 Generic (CC BY NC 2.0)