5 komponentów skutecznego komunikatu zmiany

Podstawowym celem pierwszego komunikatu o zmianach jest poinformowanie pracowników przedsiębiorstwa o rozpoczęciu zmian w organizacji oraz przedstawienie  wizji zmian, w taki sposób, aby uzasadnić zerwanie z istniejącą sytuacją oraz zmobilizować pracowników. Warto pamiętać, że pierwszy komunikat o zmianach można wygłosić tylko jeden raz i stanowi on ważny element na drodze do sukcesu zmian albo staje się fundamentem porażki. Dlatego tak istotne jest poznanie elementów składowych skutecznego komunikatu inicjującego zmiany.

Mobilizacja warunkiem powodzenia zmian

Jeden z największych znawców procesu zmian – John Kotter – w swojej książce „Sens pośpiechu” udziela następujących wskazówek i przestróg menedżerom planującym wdrażanie zmian w organizacjach:

Utwierdziłem się w przekonaniu, że wszystko zaczyna się od zmobilizowania. Jeśli na początku realizacji każdego przedsięwzięcia, które ma prowadzić do zmian o dowolnym zakresie, mobilizacja nie osiągnęła wysokiego poziomu, a poczucie samozadowolenia nie spadło dostatecznie nisko, to każda rzecz sprawia znacznie więcej trudności. One z kolei prowadzą do porażek, bólu i rozczarowania, co zaobserwowaliśmy na przykładzie (..) 70 proc. badanych przypadków [zmian w firmach].

Jednym z narzędzi wykorzystywanych do wytworzenia mobilizacji do zmian jest komunikacja. Od sposobu komunikowania zmian zależy w dużej mierze przygotowanie pracowników do zmian oraz podtrzymywanie odpowiedniego poziomu motywacji w trakcie procesu zmian.

Pięć niezbędnych elementów pierwszego komunikatu zmian

Moje doświadczenie doradcze w zakresie zarządzania zmianą w firmach wskazuje, że skuteczne wytworzenie odpowiedniego poziomu mobilizacji pracowników do zmian wymaga przekazu obejmującego pięć komponentów:

1. Pokazanie rozbieżności między stanem obecnym a idealnym lub oczekiwanym (to znaczy: potrzebujemy zmiany),
2. Przekonanie o własnej skuteczności (to znaczy: mamy potencjał, by wdrożyć zmianę z sukcesem),
3. Wykazanie osobistych korzyści ze zmian płynących dla odbiorców komunikatu – menedżerów, pracowników, interesariuszy (to znaczy: zmiana leży w naszym interesie),
4. Wsparcie zmian ze strony kluczowych osób (to znaczy: ważne osoby – zarząd, właściciele, rada nadzorcza, menedżerowie itp.  są za zmianami – wspierają je),
5. Wskazanie odpowiedniości zmian – dobry wybór (to znaczy: planowana zmiana jest dopasowana do organizacji, rozwiązuje problem z jakim boryka się nasza firma).

Właściwe wykorzystanie pięciu wyżej wymienionych komponentów  komunikatu zmian pozwala na zbudowanie gotowości do zmian opartej o prawdziwą mobilizację.

Jeśli chcesz otrzymywać informacje o ciekawych artykułach i wydarzeniach, zapisz się na newsletter firmy Value Creation, która jest właścicielem Szkoły Zarządzania Zmianą „Change Masters”:

Foto: flickr.com – edrabbit

Udostępnij na: