Ten artykuł napisałem, aby pokazać, jak zmienia się spojrzenie na sposób planowania, monitorowania i wykonywania zadań, jeśli przyjmiemy zwinne zasady.
Zainspirował mnie do niego komentarz do jednego z moich poprzednich tekstów.
W komentarzu otrzymałem następujący zestaw oczekiwań, co do zawartości bloga na naszej stronie www.
„+ na wskazówki, jak prowadzić skutecznie wieloprojektową organizację?
+ jak poprawnie tworzyć sieć działań projektu?
+ jak wygonić z zadań zapasy bezpieczeństwa?
+ jak uodpornić projekty na zaburzenia i zwykły wpływ losu?
+ jak mierzyć stan projektu i porównywać go z innymi?
+ jak planować obsadę w projektach?
+ jak poprawnie przygotować projekt do aktywacji?
+ dlaczego niektóre zakontraktowane projekty winny jeszcze poczekać?
+ na ile podobny jest korek drogowy o 17 do organizacji z dużą wartością WiP, czyli rozgrzebanych prac w toku?
+ jak tworzyć centralne źródło priorytetów w firmie wieloprojektowej?
+ Po co określamy warunki WE dla zadania?
+ Czym są warunki WY (wyjścia)?
No może jeszcze chciałbym czegoś o wyższości ALAP nad ASAP i byłbym usatysfakcjonowany”
Jest tu podniesionych kilka kwestii, które są ważne i o których należy pamiętać przy wdrażaniu zmian. Można je zaadresować w różny sposób na bazie różnych założeń metodologicznych. Jednym z nich jest zwinność, którą w naszej szkole propagujemy. Spójrzmy więc na te oczekiwania z perspektywy zwinności.
Co jest najważniejszym założeniem zwinności?
Moim zdaniem jest to dopuszczenie tego, że przyszłości nie umiemy dobrze prognozować i, że ponad planowanie, ważniejsza jest ciągła współpraca ludzi i proces uczenia się w czasie realizacji.
A jak to wygląda w przedstawionych oczekiwaniach? Dla pierwszych trzech oczekiwań spróbuję nazwać założenia jakie leżą u ich podstaw, a później pokażę spojrzenie z perspektywy zwinności.
Założenia: Istnieje jedna poprawna sieć i możliwe jest jej zupełne zdefiniowanie przed rozpoczęciem działań.
Zwinność: Traktujmy całe wdrożenie jako połączenie działań, które są oczywiste i konieczne oraz działań nieznanych. W przypadku tych drugich nazywanych przez nas opcjami działań przeprowadźmy właściwie zaprojektowane eksperymenty, które wykorzystamy przy planowaniu kolejnych kroków. Planujmy tylko działania na najbliższy okres, akceptujmy to, że proces uczenia się wymaga popełniania błędów.
Założenie: nie mam 100% pewności, ale wydaje mi się, że chodzi tu o szacowanie czasu trwania zadań, który zgodnie z metodyką Critical Chain jest zwykle jest zbyt konserwatywny i zbyt długi w stosunku do rzeczywistości. Tu pojawia się założenie, że należy szacować czas trwania zadań i, że można to zrobić precyzyjnie.
Zwinność: a po co w ogóle szacować punktowo? Może wystarczy zgrubna ocena czy zadanie jest Małe, Średnie, Duże i Bardzo Duże? Nasze oceny punktowe zwykle wymagają przyjęcia konkretnych założeń i każdy ich błąd wpływa na szacowane wartości. Szacujmy poprzez porównanie zadań między sobą. A może zastosujmy metodę Madejowego Łoża i dopasujmy wszystkie zadania do jednej wielkości?
Założenia: możemy przewidywać przyszłość i zabezpieczyć się przed ryzykiem.
Zwinność: Działamy w cyklu uczenia się Wgląd-Opcje działań- Eksperymenty. Planujemy eksperymenty w taki sposób by ich minimalizować koszt. Planujemy krótkoterminowo, zamiast złożonych planów i wykresów Gantt’a korzystamy z tablic Kanban i dążymy do usprawniania procesu. Dzięki temu dokonujemy analizy ryzyka tylko w zakresie najbliższych zadań. Wiele z możliwych ryzyk jest wynikiem przyjęcia pewnych założeń odnoszących się do rzeczywistości, a w podejściu zwinnym testujemy te założenia poprzez eksperymenty. Oczywiście mogą pozostać jakieś ryzyka, dla których trudno zaplanować i przeprowadzić eksperyment i wtedy posługujemy się typowymi metodami analizy wpływu ryzyka na wprowadzaną zmianę.
Szkoła Zarządzania Zmianą
Ul. Pilata 12/2
51-605 Wrocław
Tel. 602 605 952
E-mail: kontakt@zmiana.edu.pl
