Eksperymenty jako metoda na łatwe i efektywne przejście przez zmianę

Popularne powiedzenie stanowi, że w życiu pewne są dwie rzeczy: śmierć i podatki. Parafrazując to klasyczne stwierdzenie, można stwierdzić, że podczas przeprowadzania zmiany pewna jest jedna rzecz: Zmianie zawsze towarzyszy reakcja na zmiany – czasem przyjmująca postać oporu – która wcześniej czy później się ujawni. W literaturze przedmiotu można znaleźć różne metody radzenia sobie z oporem wobec zmian. Jedno z podejść zakorzenione jest w kulturze procesowej i dotyczy weryfikacji pomysłów i oswajania z koncepcją zmiany poprzez przeprowadzanie niedużych eksperymentów.

Może zaciekawi Cię też artykuł:

• 70% zmian w firmach kończy się porażką. Skąd takie przerażające dane?

Przypadek firmy finansowej

Podczas praktyki związanej z wprowadzaniem zmian procesowych i systemowych w organizacjach spotkałem liczne sytuacje, w których podejmowana była decyzja o zmianie z jednoczesną presją do szybkiego wdrożenia jej w całej organizacji. Podejście to niesie za sobą duże ryzyko.

Jeden z przypadków, który miałem okazję obserwować była modyfikacja struktury sprzedażowej w firmie finansowej. Zmiana wydawała się racjonalnym działaniem, które pozwoli poprawić wyniki finansowe i osiągnąć większą efektywność operacyjną. Wszystkie przeanalizowane przez członków zespołu projektowego przesłanki mówiły, że jest to dobry kierunek. Wprowadzono zatem modyfikację w całej sieci sprzedażowej.

Niestety wprowadzone zmiany spowodowały duży chaos organizacyjny oraz ogólną dezinformację. Dodatkowo zaczęły występować problemy, których do tej pory nikt nie przewidział – tj. brak wiedzy procesowej w kluczowych obszarach, niedostosowane dokumenty, przestoje i wąskie gardła w procesie, błędy i powroty. Powodów tej sytuacji pewnie można by wymienić kilkanaście. Nie roztrząsając jednak przyczyn tego niepowodzenia zastanówmy się nad pytaniem: Czy można tak dużą zmianę przeprowadzić inaczej?

Koncepcja eksperymentu

Jedną z propozycji jest koncepcja eksperymentów wypracowana w latach 50 przez W. E. Deminga. Polega ona na przetestowaniu i weryfikacji rozwiązania zanim zostanie ono wprowadzone jako obowiązujący standard. Koncepcja opiera się na 4 krokach:

• Plan – zaplanuj co chcesz zrobić,
• Do – przetestuj to / zrób to,
• Check – zweryfikuj to co zrobiłeś,
• Act – w prowadź to jako standard.

Zalety eksperymentu

Należy zauważyć, że umiejętne zastosowanie tego podejścia pozwala dużo wcześniej zidentyfikować problemy i szybciej przystąpić do ich eliminacji. Dokonując pełnej zmiany we wszystkich obszarach organizacja i jej pracownicy mogą zostać przytłoczeni natłokiem informacji. Dodatkowo dzięki fazie „Do” osoby biorące udział w eksperymencie mogą oswoić się ze zmianą w warunkach laboratoryjnych. Produktem tej fazy jest identyfikacja istotnych problemów i ograniczeń, które mogą zagrozić wdrożeniu zmiany z pełnym sukcesem. Dobrze przeprowadzony eksperyment oraz uważnie wyciągnięte wnioski, pozwalają również zidentyfikować promotorów zmiany. Mogą oni docelowo pełnić rolę agenta zmiany w organizacji.

Wykorzystując cykl Deminga podczas przejścia przez zmianę możemy zweryfikować nasz pomysł na zmianę i doprecyzować koncepcję tak, aby ostatecznie wdrożenie zmiany w całej organizacji przebiegło bez większych trudności. W opisywanym wyżej przypadku uprzednie przeprowadzenie testów pomogłoby zidentyfikować problemy, które uniemożliwiły skuteczne i efektywne wprowadzenie zmiany.

Podzielcie się swoim doświadczeniem. Czy możecie wymienić przypadki, w których duże zmiany zostały przeprowadzone bez uprzedniego przetestowania i nie przyniosły oczekiwanych rezultatów?

Zdjęcie nagłówkowe: flickr.com, Lynn – licencja (CC BY-NC-ND 2.0)

Udostępnij na: